Tilläggsavtal för AI-koppling

1. Parter och bakgrund

Detta tilläggsavtal gäller mellan dansskolan ("Kunden") och Baders Productions AB, org.nr 559745-9543, som tillhandahåller Koreo ("Leverantören") och kompletterar Koreos användarvillkor och personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal). Vid motstridighet gäller detta tillägg i frågor som rör AI-kopplingen.

Kunden är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om elever, vårdnadshavare och personal. Leverantören är personuppgiftsbiträde.

2. Vad AI-kopplingen är

AI-kopplingen låter Kundens användare koppla en AI-tjänst som Kunden väljer (till exempel Claude eller Codex) till Koreo. Via kopplingen hämtar AI-tjänsten uppgifter från Koreo när användaren ställer en fråga, och kan göra de ändringar som anges nedan när användaren ber om det, enligt de godkännandenivåer Kunden valt. Detta sker på Kundens instruktion.

3. Kundens val och ansvar

Valet av AI-tjänst är Kundens. Avtalet med AI-leverantören är mellan Kunden (eller användaren) och AI-leverantören. Leverantören är inte part i det avtalet och ansvarar inte för hur AI-leverantören behandlar uppgifter som hämtats via kopplingen.

Kunden ansvarar för att det finns rättslig grund för behandlingen, för att informera de registrerade (elever, vårdnadshavare och personal) och för att göra en konsekvensbedömning om det krävs.

4. AI-tjänster utan personuppgiftsbiträdesavtal

Leverantören rekommenderar att Kunden använder en företagsversion av AI-tjänsten som har ett personuppgiftsbiträdesavtal, till exempel Claude Team eller Claude Enterprise.

Om Kunden eller dess användare använder en konsumentversion (till exempel Claude Pro) är Kunden medveten om att det i regel saknas personuppgiftsbiträdesavtal med AI-leverantören. Kunden ska då säkerställa att varje användare har stängt av att konversationer används för att träna AI-modeller, och Kunden bär ansvaret för detta val.

5. Användare

Endast personal med eget konto i Koreo kan koppla in en AI-tjänst. Varje användare bekräftar vid anslutningen att hen följer Kundens riktlinjer för AI och personuppgifter och har stängt av träning på sina konversationer. Bekräftelsen loggas.

Kunden ansvarar för att användarna följer Kundens riktlinjer. När en användares konto eller roll tas bort i Koreo slutar kopplingen att fungera direkt.

6. Vilka uppgifter kopplingen kan hämta

Utifrån användarens roll i Koreo kan kopplingen hämta:

• kurser, schema och lediga platser
• bokningar och betalstatus
• närvarostatistik
• personal och personalschema, inklusive lärares tider för privatlektioner
• tidrapporter att godkänna och videos i Online-coachning
• kö till fullbokade kurser
• hemsidans sidor och texter samt bilder i mediabiblioteket
• inlägg och anslutna konton i sociala medier
• mejlutskick och mottagargrupper (antal mottagare, inga adresser)
• sammanställningar i veckobrief: obetalda belopp, nya bokningar, beläggning och ärenden att hantera
• sammanställningar för aktivitetsstöd och studieförbund (antal och summor, inga namn eller personnummer)

7. Uppgifter som aldrig skickas

Kontaktuppgifter (telefon, e-post, adress), personnummer, allergier och andra hälsouppgifter samt anteckningar skickas aldrig via kopplingen.

Elevers namn förkortas till förnamn och efternamnets initial (till exempel "Milton B.") om inte Kunden aktivt väljer att skicka fullständiga namn.

8. Ändringar via AI-kopplingen

Utifrån användarens roll kan kopplingen även göra vissa ändringar i Koreo på användarens instruktion. Kunden väljer i Koreo, per område, hur ändringar godkänns: Av (inga ändringar), Bara utkast, Bekräfta i chatten eller Godkänn i Koreo.

Utkast — opublicerade sidor, utkast till inlägg och mejlutskick samt opublicerade kurskopior — kan skapas direkt, eftersom de inte syns för någon utanför Kunden förrän någon publicerar eller skickar dem. Övriga ändringar visas först som en förhandsvisning av exakt vad som kommer att hända och genomförs först när användaren bekräftat i chatten (förhandsvisningen gäller i högst tio minuter) eller när en ägare eller administratör godkänt dem i Koreo (förfrågan gäller i högst en vecka), beroende på vald nivå.

Följande ändringar kan göras:

• lägga in uppehåll i en kurs (kommande tillfällen utan registrerad närvaro tas bort)
• ställa in eller flytta ett kurstillfälle, med SMS till bokarna vid inställt tillfälle
• skicka meddelande via e-post till en kurs deltagare
• skapa en kurs som opublicerat utkast
• boka in en befintlig elev på en kurs, med bokningsbekräftelse till bokaren
• lägga in tider då en lärare kan ta privatlektioner
• godkänna eller avslå en tidrapport
• kopiera kurser till en ny termin som opublicerade utkast, publicera kurser och boka in förra terminens deltagare
• erbjuda lediga platser till den som står först i kö, med e-post och betallänk
• skicka påminnelser om obetalda bokningar via e-post
• skapa sidor, ändra texter och publicera sidor på hemsidan (tidigare version sparas)
• skriva inlägg och schemalägga dem till Kundens konton i sociala medier
• skriva mejlutskick och schemalägga dem till kunder som gett samtycke till marknadsföring

9. Det kopplingen aldrig gör

Kopplingen kan aldrig radera uppgifter, återbetala, ändra betalningar, ändra behörigheter eller exportera persondata. Sådant görs bara i Koreo.

10. Säkerhet

Kopplingen använder inloggning med OAuth och kortlivade åtkomsttoken. Ändringar kräver att användaren uttryckligen gett kopplingen behörighet att ändra när den ansluts, att användarens roll i Koreo tillåter ändringen och att Kundens godkännandenivå för området tillåter den. Varje anrop och varje genomförd ändring loggas med användare, AI-tjänst och tidpunkt och kan ses av Kunden i Koreo. Antalet ändringar per timme är begränsat. Kunden kan koppla bort enskilda kopplingar när som helst.

Kunden ansvarar för att granska förhandsvisningen innan en ändring bekräftas. Ändringar som bekräftats har samma verkan som om användaren gjort dem direkt i Koreo.

11. Nya funktioner

Nya typer av uppgifter eller ändringar via kopplingen aktiveras först efter att Kunden informerats och signerat en ny version av detta tillägg. Det som omfattas av en tidigare signerad version fortsätter att fungera enligt den versionen.

12. Giltighet och uppsägning

Tillägget gäller tills Kunden säger upp det i Koreo. Vid uppsägning kopplas alla AI-kopplingar för Kunden bort omedelbart. Uppgifter som redan hämtats till en AI-tjänst omfattas av Kundens avtal med den AI-leverantören.

13. Signering

Tillägget signeras med enkel elektronisk underskrift i Koreo. Den som signerar intygar att hen är behörig att ingå avtal för Kundens räkning.