Tilläggsavtal för AI-koppling

1. Parter och bakgrund

Detta tilläggsavtal gäller mellan dansskolan ("Kunden") och Koreo ("Leverantören") och kompletterar Koreos användarvillkor och personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal). Vid motstridighet gäller detta tillägg i frågor som rör AI-kopplingen.

Kunden är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om elever, vårdnadshavare och personal. Leverantören är personuppgiftsbiträde.

2. Vad AI-kopplingen är

AI-kopplingen låter Kundens användare koppla en AI-tjänst som Kunden väljer (till exempel Claude eller Codex) till Koreo. Via kopplingen hämtar AI-tjänsten uppgifter från Koreo när användaren ställer en fråga, och kan göra de ändringar som anges nedan när användaren ber om det och bekräftar. Detta sker på Kundens instruktion.

3. Kundens val och ansvar

Valet av AI-tjänst är Kundens. Avtalet med AI-leverantören är mellan Kunden (eller användaren) och AI-leverantören. Leverantören är inte part i det avtalet och ansvarar inte för hur AI-leverantören behandlar uppgifter som hämtats via kopplingen.

Kunden ansvarar för att det finns rättslig grund för behandlingen, för att informera de registrerade (elever, vårdnadshavare och personal) och för att göra en konsekvensbedömning om det krävs.

4. AI-tjänster utan personuppgiftsbiträdesavtal

Leverantören rekommenderar att Kunden använder en företagsversion av AI-tjänsten som har ett personuppgiftsbiträdesavtal, till exempel Claude Team eller Claude Enterprise.

Om Kunden eller dess användare använder en konsumentversion (till exempel Claude Pro) är Kunden medveten om att det i regel saknas personuppgiftsbiträdesavtal med AI-leverantören. Kunden ska då säkerställa att varje användare har stängt av att konversationer används för att träna AI-modeller, och Kunden bär ansvaret för detta val.

5. Användare

Endast personal med eget konto i Koreo kan koppla in en AI-tjänst. Varje användare bekräftar vid anslutningen att hen följer Kundens riktlinjer för AI och personuppgifter och har stängt av träning på sina konversationer. Bekräftelsen loggas.

Kunden ansvarar för att användarna följer Kundens riktlinjer. När en användares konto eller roll tas bort i Koreo slutar kopplingen att fungera direkt.

6. Vilka uppgifter kopplingen kan hämta

Utifrån användarens roll i Koreo kan kopplingen hämta:

• kurser, schema och lediga platser
• bokningar och betalstatus
• närvarostatistik
• personal och personalschema, inklusive lärares tider för privatlektioner
• tidrapporter att godkänna och videos i Online-coachning

7. Uppgifter som aldrig skickas

Kontaktuppgifter (telefon, e-post, adress), personnummer, allergier och andra hälsouppgifter samt anteckningar skickas aldrig via kopplingen.

Elevers namn förkortas till förnamn och efternamnets initial (till exempel "Milton B.") om inte Kunden aktivt väljer att skicka fullständiga namn.

8. Ändringar via AI-kopplingen

Utifrån användarens roll kan kopplingen även göra vissa ändringar i Koreo på användarens instruktion. Varje ändring sker i två steg: AI-tjänsten visar först en förhandsvisning av exakt vad som kommer att hända, och ändringen genomförs först när användaren bekräftat den. En förhandsvisning gäller i högst tio minuter.

Följande ändringar kan göras:

• lägga in uppehåll i en kurs (kommande tillfällen utan registrerad närvaro tas bort)
• ställa in eller flytta ett kurstillfälle, med SMS till bokarna vid inställt tillfälle
• skicka meddelande via e-post till en kurs deltagare
• skapa en kurs som opublicerat utkast
• boka in en befintlig elev på en kurs, med bokningsbekräftelse till bokaren
• lägga in tider då en lärare kan ta privatlektioner
• godkänna eller avslå en tidrapport

9. Det kopplingen aldrig gör

Kopplingen kan aldrig radera uppgifter, återbetala, ändra betalningar, ändra behörigheter eller exportera persondata. Sådant görs bara i Koreo.

10. Säkerhet

Kopplingen använder inloggning med OAuth och kortlivade åtkomsttoken. Ändringar kräver att användaren uttryckligen gett kopplingen behörighet att ändra när den ansluts. Varje anrop och varje genomförd ändring loggas med användare, AI-tjänst och tidpunkt och kan ses av Kunden i Koreo. Antalet ändringar per timme är begränsat. Kunden kan koppla bort enskilda kopplingar när som helst.

Kunden ansvarar för att granska förhandsvisningen innan en ändring bekräftas. Ändringar som bekräftats har samma verkan som om användaren gjort dem direkt i Koreo.

11. Nya funktioner

Nya typer av ändringar via kopplingen aktiveras först efter att Kunden informerats och signerat en ny version av detta tillägg.

12. Giltighet och uppsägning

Tillägget gäller tills Kunden säger upp det i Koreo. Vid uppsägning kopplas alla AI-kopplingar för Kunden bort omedelbart. Uppgifter som redan hämtats till en AI-tjänst omfattas av Kundens avtal med den AI-leverantören.

13. Signering

Tillägget signeras med enkel elektronisk underskrift i Koreo. Den som signerar intygar att hen är behörig att ingå avtal för Kundens räkning.